Le télésecrétariat artisan, c'est une équipe de secrétaires qui répond à vos clients au nom de votre entreprise, à distance, pendant que vous êtes sur le chantier, en dépannage ou en rendez-vous de devis. Demandes de travaux, prise de rendez-vous, agenda, messages et urgences : votre accueil téléphonique est assuré, sans recruter de secrétaire ni installer de matériel.
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Fuites, pannes de chaudière, entretiens annuels : vos appels arrivent souvent en urgence et en rafale dès les premiers froids. Nous filtrons les dépannages, planifions les entretiens et vous transmettons les urgences selon votre procédure.
Coupure de courant, mise aux normes, installation de borne de recharge : nous identifions la nature de la demande, recueillons l'adresse et le type de logement, puis calons la visite technique dans votre agenda.
Porte claquée, serrure forcée, vitrage cassé ou pose de menuiseries : nous distinguons le dépannage immédiat du projet sur devis et orientons chaque appel selon vos consignes.
Extension, ouverture de mur, dalle, rénovation : nous qualifions le projet (nature des travaux, délai, budget indicatif) et organisons les rendez-vous de métré pour que vous ne vous déplaciez que sur les demandes sérieuses.
Après une tempête, les appels s'enchaînent. Nous absorbons le pic, recensons les fuites et dégâts de toiture par adresse et vous transmettons une liste priorisée d'interventions.
Vous êtes au chantier toute la journée. Nous répondons aux demandes de devis, prenons les rendez-vous de visite et relançons les devis en attente de signature.
Entretien régulier, création de jardin, élagage : nous gérons les demandes saisonnières, planifions les visites et confirmons les passages auprès de vos clients particuliers et professionnels.
Plusieurs corps de métier, plusieurs chefs de chantier : nous orientons chaque appel vers le bon interlocuteur et centralisons les messages des clients, des architectes et des fournisseurs.
Votre télésecrétariat artisan est opérationnel en 5 jours ouvrés. La mise en place se fait en quatre étapes, sans matériel à installer : un simple renvoi d'appel depuis votre ligne fixe ou votre portable professionnel suffit, en permanence complète, pendant vos heures de chantier ou en débordement.
Lors d'un premier entretien, nous faisons le point sur votre activité : volume d'appels, horaires à couvrir, saisonnalité, zone d'intervention et types de travaux que vous acceptez ou refusez. Nous recueillons vos consignes : créneaux de devis et d'intervention, questions de qualification, définition d'une urgence et procédure à suivre.
Nous rédigeons votre fiche de consignes, enregistrons un message d'accueil au nom de votre entreprise et nous connectons à votre agenda. Nous définissons avec vous la façon de transmettre les demandes qualifiées et les urgences (appel, SMS, e-mail récapitulatif). Vous activez le renvoi d'appel en quelques secondes.
Votre secrétaire référente, formée à votre métier, répond aux appels au nom de votre entreprise. Elle place les rendez-vous de devis et d'intervention dans votre agenda et vous transmet chaque demande avec un récapitulatif prêt pour le rappel.
Nouvelle zone d'intervention, période de congés, carnet de commandes plein : vos consignes évoluent avec votre activité. Vous les modifiez à tout moment par simple e-mail, et nous faisons un point régulier sur la qualité du service et les demandes transmises.
Besoin de renfort sans créer un nouveau poste en interne ? Plusieurs fonctions peuvent être confiées à une équipe externalisée.
Allo secrétaire est un service de télésecrétariat et de secrétariat externalisé pour les professionnels. Nos secrétaires à distance répondent à vos appels au nom de votre entreprise, gèrent votre agenda, traitent vos e-mails et prennent en charge vos tâches administratives, selon vos consignes et directement dans vos outils.
Nous accompagnons les cabinets médicaux, les agences immobilières, les professionnels du droit et les e-commerçants, de quelques heures par semaine à une prise en charge complète.
