Le télésecrétariat juridique, c'est une équipe de secrétaires qui répond à vos clients au nom de votre cabinet, à distance, pendant que vous êtes en rendez-vous ou à l'audience. Appels, prise de rendez-vous, agenda, messages et filtrage des demandes urgentes : votre accueil téléphonique est assuré, sans recrutement ni matériel à installer.
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Associés, collaborateurs, assistantes : nous orientons chaque appel vers le bon interlocuteur. Nous prenons le relais en débordement ou en permanence complète, selon l'organisation de votre cabinet.
Divorce, garde d'enfants, pension alimentaire : vos clients appellent souvent dans un moment difficile. Nous leur réservons un accueil humain et discret, et signalons les situations urgentes selon votre procédure.
Garde à vue, comparution immédiate, convocation : certains appels ne peuvent pas attendre. Nous appliquons votre procédure d'urgence pour vous joindre ou vous transmettre l'information sans délai.
Entreprises, dirigeants, salariés : nous identifions l'objet de chaque demande et préparons le rendez-vous (société concernée, type de litige, pièces à apporter).
Ventes immobilières, successions, actes de famille : nous gérons les appels des clients et des agences, planifions les rendez-vous de signature et relançons les pièces manquantes.
Entreprises, dirigeants, salariés : nous identifions l'objet de chaque demande et préparons le rendez-vous (société concernée, type de litige, pièces à apporter).
Débiteurs, créanciers, bailleurs : un volume d'appels important et souvent tendu. Nous filtrons les demandes, transmettons les messages au bon dossier et préservons le calme de votre étude.
Créanciers, salariés, dirigeants d'entreprises en difficulté : nous renseignons les appelants sur la marche à suivre définie avec vous et centralisons les demandes par dossier.
Votre télésecrétariat juridique est opérationnel en 5 jours ouvrés. La mise en place se fait en quatre étapes, sans matériel à installer : un simple renvoi d'appel depuis la ligne de votre cabinet suffit, et vous conservez votre numéro.
Lors d'un premier entretien, nous faisons le point sur l'organisation de votre cabinet : volume d'appels, horaires à couvrir, jours d'audience, répartition entre associés, collaborateurs et assistantes. Nous recueillons vos consignes : domaines traités, types et durées de rendez-vous, informations à demander aux nouveaux contacts, appels à vous transférer sans attendre.
Nous rédigeons votre fiche de consignes, enregistrons un message d'accueil au nom du cabinet et nous connectons à votre agenda. Nous définissons avec vous la procédure d'urgence (garde à vue, comparution immédiate, référé) et la manière dont les messages vous sont transmis. Vous activez le renvoi d'appel en quelques secondes.
Votre secrétaire référente, formée à votre activité, répond à vos clients au nom du cabinet. Elle planifie les rendez-vous, qualifie les nouvelles demandes sans jamais donner de conseil juridique et vous adresse un récapitulatif clair de chaque appel.
Arrivée d'un collaborateur, période d'audiences chargée, congés : vos consignes évoluent avec le cabinet. Vous les modifiez à tout moment par simple e-mail, et nous faisons un point régulier sur la qualité du service et les appels reçus.
Besoin de renfort sans créer un nouveau poste en interne ? Plusieurs fonctions peuvent être confiées à une équipe externalisée.
Allo secrétaire est un service de télésecrétariat et de secrétariat externalisé pour les professionnels. Nos secrétaires à distance répondent à vos appels au nom de votre entreprise, gèrent votre agenda, traitent vos e-mails et prennent en charge vos tâches administratives, selon vos consignes et directement dans vos outils.
Nous accompagnons les cabinets médicaux, les agences immobilières, les professionnels du droit et les e-commerçants, de quelques heures par semaine à une prise en charge complète.
