Le télésecrétariat médical, c'est une équipe de secrétaires médicales qui répond à vos patients à votre nom, depuis nos bureaux, pendant que vous consultez. Appels entrants, prise de rendez-vous, gestion de votre agenda, messages et orientation des urgences : vous déléguez tout ce qui interrompt vos consultations, sans recruter ni gérer de salarié.
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Volume d'appels élevé, demandes de consultations du jour, visites à domicile, renouvellements : nous absorbons le flux et préservons vos créneaux pour les urgences du jour.
Cardiologues, dermatologues, gynécologues, ophtalmologues… Nous respectons vos types d'actes, vos durées et vos délais de rendez-vous, et préparons le patient (courrier d'adressage, examens à apporter).
Urgences dentaires, premières consultations, plans de traitement en plusieurs séances : nous organisons l'agenda pour limiter les trous et traiter les douleurs en priorité.
Séries de séances, reports fréquents, listes d'attente : nous gérons la planification récurrente et relançons les patients en attente dès qu'un créneau se libère.
Premier contact souvent délicat : nos secrétaires accueillent avec tact, recueillent le minimum d'informations et respectent strictement la confidentialité.
En tournée, vous ne pouvez pas décrocher. Nous prenons les demandes de soins, notons les adresses et prescriptions à prévoir et vous transmettons un récapitulatif clair.
Plusieurs praticiens, plusieurs agendas, un seul numéro : nous orientons chaque patient vers le bon professionnel et absorbons le débordement de votre accueil sur place.
Votre télésecrétariat médical est opérationnel en 5 jours ouvrés. La mise en place se fait en quatre étapes, sans matériel à installer : un simple renvoi d'appel depuis votre ligne actuelle suffit.
Lors d'un premier entretien, nous faisons le point sur votre activité : volume d'appels, horaires à couvrir, missions à déléguer. Nous recueillons vos consignes : motifs de consultation, durées, patients acceptés, procédure d'urgence.
Nous créons votre fiche de consignes, enregistrons votre message d'accueil et nous connectons à votre agenda. Vous activez le renvoi d'appel depuis votre téléphone, en quelques secondes.
Vos clients ou patients sont accueillis selon vos consignes. Vous recevez les informations importantes et gardez la main sur votre activité.
Votre activité évolue, vos consignes aussi. Vous les modifiez à tout moment [par e-mail ou depuis votre espace], et nous faisons un point régulier sur la qualité du service.
Besoin de renfort sans créer un nouveau poste en interne ? Plusieurs fonctions peuvent être confiées à une équipe externalisée.
Allo secrétaire est un service de télésecrétariat et de secrétariat externalisé pour les professionnels. Nos secrétaires à distance répondent à vos appels au nom de votre entreprise, gèrent votre agenda, traitent vos e-mails et prennent en charge vos tâches administratives, selon vos consignes et directement dans vos outils.
Nous accompagnons les cabinets médicaux, les agences immobilières, les professionnels du droit et les e-commerçants, de quelques heures par semaine à une prise en charge complète.
