Le télésecrétariat immobilier, c'est une équipe de secrétaires qui répond à vos clients au nom de votre agence, à distance, pendant que vous êtes en visite, en estimation ou en signature. Appels sur vos annonces, prise de rendez-vous de visite, agenda, messages et urgences locatives : votre standard téléphonique est assuré, sans recrutement ni matériel à installer.
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En visite, en estimation ou en rendez-vous vendeur, vous ne pouvez pas décrocher. Nous répondons à votre place, qualifions les acquéreurs et calons les visites dans votre agenda.
Plusieurs agences, plusieurs négociateurs : nous orientons chaque appel vers la bonne agence et le bon interlocuteur. Nous prenons le relais en débordement ou en permanence complète.
Vous travaillez seul et passez vos journées sur le terrain. Nous décrochons en votre nom, prenons les rendez-vous et vous transmettons les contacts à rappeler en priorité.
Locataires, propriétaires, artisans : un volume d'appels important et souvent urgent. Nous filtrons les demandes, signalons les sinistres selon votre procédure et transmettons les messages au bon gestionnaire.
Infiltration, ascenseur en panne, question sur un appel de fonds : nous identifions l'immeuble et l'objet de l'appel, déclenchons votre procédure d'urgence et centralisons les demandes par copropriété.
Lancement de programme, demandes de plaquette, prises de rendez-vous en bureau de vente : nous absorbons le pic d'appels et qualifions chaque acquéreur (budget, financement, typologie recherchée).
Nous recueillons le projet de l'emprunteur (achat, montant, apport, délai), planifions le premier rendez-vous et relançons les pièces manquantes du dossier.
Voyageurs, propriétaires, prestataires de ménage : nous répondons aux questions pratiques, gérons les demandes de réservation et signalons les incidents selon vos consignes.
Votre télésecrétariat immobilier est opérationnel en 5 jours ouvrés. La mise en place se fait en quatre étapes, sans matériel à installer : un simple renvoi d'appel depuis la ligne de votre agence suffit, en permanence complète, le samedi seulement ou en débordement.
Lors d'un premier entretien, nous faisons le point sur votre agence : volume d'appels, horaires et samedis à couvrir, pics après la diffusion d'une annonce, répartition entre négociateurs, gestionnaires et assistantes. Nous recueillons vos consignes : créneaux de visite et d'estimation, questions de qualification (budget, financement, projet de vente, dossier locataire), procédure d'urgence locative.
Nous rédigeons votre fiche de consignes, enregistrons un message d'accueil au nom de l'agence et nous connectons à votre agenda de visites et à la liste de vos biens. Nous définissons avec vous la façon de transmettre les contacts qualifiés et les urgences (dégât des eaux, panne, sinistre). Vous activez le renvoi d'appel en quelques secondes.
Votre secrétaire référente, formée à votre activité, répond aux appels sur vos annonces au nom de l'agence. Elle réserve les visites et les estimations dans l'agenda du bon négociateur et vous transmet chaque contact qualifié avec un récapitulatif prêt pour le rappel.
Nouveaux mandats, biens vendus ou loués, arrivée d'un négociateur : vos consignes évoluent avec votre portefeuille. Vous les modifiez à tout moment par simple e-mail, et nous faisons un point régulier sur la qualité du service et les contacts transmis.
Besoin de renfort sans créer un nouveau poste en interne ? Plusieurs fonctions peuvent être confiées à une équipe externalisée.
Allo secrétaire est un service de télésecrétariat et de secrétariat externalisé pour les professionnels. Nos secrétaires à distance répondent à vos appels au nom de votre entreprise, gèrent votre agenda, traitent vos e-mails et prennent en charge vos tâches administratives, selon vos consignes et directement dans vos outils.
Nous accompagnons les cabinets médicaux, les agences immobilières, les professionnels du droit et les e-commerçants, de quelques heures par semaine à une prise en charge complète.
